Készletkezelés jellegzetes problémái és megoldásai
A vendéglátásban elérhető nyerseséghányad az utóbbi időben folyamatosan csökkent, így egyre több étteremvezető kényszerül készletkezelésre éttermi szoftverével annak érdekében, hogy átlássa pénzügyeit és biztosítsa a nyereséges működést. Sokan azok közül akik már megpróbálkoztak vele általában nagyon időigényesnek és számos buktatóval járó feladatnak találták és előbb vagy utóbb, de feladták a „harcot”.
Lássuk mik is a problémák?
A legtöbb vendéglátó rendszerekben az italok esetében általában viszonylag egyszerű a termékek beállítása, de még itt is sok olyan rendszer létezik, ahol minden egyes eladott termékhez külön létre kell hozni a hozzávalók között egy terméket, és azokat össze kell rendelni. Például egy borospohár esetében külön fel kell vinni a bort, majd az üvegből kiszolgált mennyiséget rögzíteni. A kevert italoknál, például a kávék és koktélok esetében ez a folyamat még bonyolultabb lehet, mivel ezek több összetevőt tartalmaznak, és minden egyes összetevőt pontosan meg kell adni a készletkezelésben.
Az ételeknél már a kiindulópont is nehézkes, mert gyakran a szakácsok nem szívesen írják le a recepteket. A helyzetet tovább bonyolítja, hogy a receptek sokszor nem állnak rendelkezésre időben (például a napi/heti séfajánlatok esetében), így a termék forgalmazása már megkezdődött, mire a recept végül elkészül. Ezt tovább súlyosbítja, hogy a receptek gyakran még a legjobb esetben is pontatlanok elsőre. Például, ha egy séf egy új, szezonális ételt vezet be, de a pontos receptúrát csak később adja le, addig a készletkezelésben pontatlan adatok szerepelnek, amelyek torzíthatják a leltár eredményét.
Problémák a rossz receptekkel és bevételezéssel
Egyértelmű, hogy hiányos vagy hibás receptek esetén bármely vendéglátó rendszer rossz mennyiségeket fog levonni az alapanyagokból, így a készletfogyás teljesen megbízhatatlan lesz. Például, ha egy receptben 200 gramm helyett csak 100 gramm szerepel egy alapanyagból, akkor a készlet a valóságnál kevesebb fogyást fog mutatni. Ennek következtében az aktuális készletadatok nem tükrözik a valóságot, és leltározással sem lehet pontosan megállapítani a hiányt vagy többletet.
Hasonló problémákhoz vezet a bevételezés elmaradása vagy hibás rögzítése. Bár a hibák kiderülhetnek egy leltár során, a legtöbb rendszerben visszamenőlegesen nem lehet korrigálni egy hibásan vagy nem bevitt tételt, így csak a leltárral tudjuk korrigálni a készletet. Ez azonban csak félmegoldás. Ha egy nagyobb mennyiségű alapanyag érkezik, de az adminisztráció hibája miatt a bevételezés csak később történik meg, akkor a termék bekerülési átlagköltsége sem módosul, ami nemcsak az elmúlt időszak nyereségességét, hanem a jövőbeni döntéseket is torzíthatja.
A fenti problémák ellenére a legtöbb jelenleg elérhető vendéglátó rendszer azt várja el, hogy minden adminisztráció időben és hiba nélkül történjen. Erre azonban csak nagyon kevés vendéglátóegység képes, jellemzően azok, ahol ezért dedikált személy felel, akinek alapvetően az adminisztráció a fő feladata. A többi vendéglátóegység lemondhat a készletkezelésről?
Van megoldás? Hogyan segít az EatWithMe éttermi rendszer?
Vendéglátó programunkat a fenti tapasztalatok alapján fejlesztettük ki.
Kiindulópontunk az volt, hogy az adminisztráció nem mindig történik meg időben és hibátlanul.
A készletet és minden mást mozgást, statisztikát visszamenőlegesen újra kell tudni számoltatni a módosítások figyelembevételével.
Nézzünk egy teljesen hétköznapi szituációt:
- Két hete létrehoztunk egy új ételt, amelynek receptjét nem vittük fel.
- Másfél hete elfelejtettük bevételezni egy olyan alapanyagot, amely az adott ételhez szükséges.
- Egy hete bevételeztünk egy másik alapanyagot, amely szintén része az ételnek.
- Tegnap leltárt végeztünk, amely 10 kg hiányt mutatott ki az adott alapanyagnál.
- Ma ismét eladtunk az adott termékből.
Ma végre időt szánunk a hiány kezelésére, és rájövünk, hogy a hiány nem valós. Felfedezzük, hogy elfelejtettük felvinni a receptet az új ételhez. Az EatWithMe rendszerében így járhatunk el:
- Felvisszük az étel receptjét. A rendszer megkérdezi, hogy visszamenőlegesen újrakalkulálja-e a készletet. Az „igen” lehetőséget választjuk.
- Megnyitjuk a tegnapi leltárt, és látjuk, hogy most már 5 kg többletünk van. Ekkor rájövünk, hogy egy bevételezést is elfelejtettünk felvinni.
- Visszamenőlegesen, másfél héttel korábbra rögzítjük a hiányzó bevételezést. A rendszer automatikusan újraszámolja a készletet attól az időponttól.
- Újra megnyitjuk a tegnapi leltárt, és látjuk, hogy most már rendben van a készletünk. Nincs kirívó hiány vagy többlet az adott alapanyagból.
A javításoknak köszönhetően nemcsak a leltár lesz rendben, hanem minden egyéb statisztika is, legyen szó anyagfelhasználásról, haszonkimutatásról stb. Így akár azt is megállapíthatjuk, hogy az adott ételen nem keresünk eleget, és szükség lehet az ár, az összetevők vagy az adagok módosítására. Természetesen hatékonyabb, ha már az elején felvisszük a receptet, és eleve a költségkalkuláció alapján határozzuk meg az árat.
Szándékos visszaélések kezelése
A fenti példa tipikus, de volt már olyan ügyfelünk is, ahol a rendszer flexibilitása még rosszindulatú visszaélés esetén is megoldást nyújtott.
Tegyük fel, hogy egy szakács vissza akar élni a helyzetével, és szándékosan hibás recepteket ad le, vagy – még rosszabb esetben – titokban módosítja a helyesen rögzített recepteket, abban a reményben, hogy később nem lesz mód a hibák kijavítására. Az EatWithMe rendszerében azonban a hibák visszamenőlegesen is korrigálhatók, így ha a leltár során kiderül, hogy probléma volt, a rendszer segít visszaállítani a helyes adatokat, és így az elszámoltatás is lehetővé válik. Ez jelentős visszatartó erőt jelenthet azok számára, akik visszaélésre készülnek.
További megoldások az EatWithMe-ben
Az EatWithMe-ben számos további megoldást alkalmazunk, amelyek segítik a hatékony beszerzést, bevételezést, leltározást és hibakeresést.
Az EatWithMe további olyan megoldásokat is kínál, amelyek segítik a hatékony beszerzést, bevételezést, leltározást és hibakeresést. Iratkozz fel hírlevelünkre, hogy megtudd hogyan.
Szeretnél értesülni további híreinkről, hasznos információkról? Iratkozz fel hírlevelünkre!
